So spart KIRU durch den Einsatz der Beta UX Suite über 20 Mio. Druckseiten pro Jahr ein

und optimiert den Druckoutput für Kommunen

Ausgangssituation

Die kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen Ulm erspart ihren Mandanten, rund 360 Landkreisen, Städten und Gemeinden in Baden-Württemberg, durch Einsatz von Beta-Systems-Technologie den Druck von jährlich zig Millionen Papierseiten. Der Wechsel vom bisherigen Outputmanagement– und Archivsystem Beta 93 für den Mainframe auf Beta UX für die offenen Systeme verlief dabei für die Kunden völlig geräuschlos im Hintergrund.

Moderne Software für bürgerfreundliches und papiersparendes Arbeiten in den Fachämtern einsetzen, dies ist für kleine Kommunen aus Kostengründen und mangels Fachpersonal oft wenig wirtschaftlich. Deshalb gibt es Unternehmen wie die Kommunale Informations-
verarbeitung Reutlingen-Ulm. Als kommunales Gebietsrechenzentrum bezieht sie Software-
programme von der Datenzentrale Baden-Württemberg, installiert und passt diese auf der eigenen IT-Infrastruktur an. Die Funktionalität der Fachverfahren stellt sie anschließend ihren 364 angeschlossenen Kommunen und Kreisverwaltungen in 13 Landkreisen des östlichen Baden-Württemberg zur Verfügung und übernimmt die komplette Datenverwaltung – Ausdrucken und Kuvertierung von Massendrucksachen inklusive.

Am Standort Reutlingen der KIRU wurde 1974 der erste IBM-Großrechner installiert. Damals wurden Softwareprogramme für die öffentliche Verwaltung noch überwiegend auf IBM-Mainframe-Basis entwickelt. Für die Speicherung von Listen und Reports sowie das Scheduling kamen als ergänzende Produkte Control-M und Control-D zum Einsatz – bis zum Jahr 2003, in dem man mit Beta 93 und Beta 92 auf entsprechende Produkte von Beta Systems wechselte.

Gerd Bölzle, zuständig für Druckaufbereitung bei der KIRU: „Beta 93 war schon im Gebiets- rechenzentrum Stuttgart im Einsatz. Nachdem sich die Rechenzentrumslandschaft in unserem Bundesland immer weiter konzentriert, haben wir uns der Vereinheitlichung wegen – und auch aus Preisgründen – für Beta Systems als Lieferant von Mainframe-ergänzenden Softwaretools entschieden. Mit den Produkten von Beta Systems konnten wir neben den Listen auch gleich die Joblogs mit archivieren.“

Herausforderung

Beim Übergang vom Mainframe zu einer Client-Server-Architektur im Bereich kommunaler Fachanwendungen benötigte die KIRU ein Output Management System für Unix/Windows-Systeme, das die Aufgaben der bisherigen z/OS-basierten Lösung nahtlos übernimmt und weiterführt.

Um das Druckvolumen zu verringern und seinen Kunden ein papierarmes Arbeiten zu ermöglichen, suchte der IT-Dienstleister außerdem eine webbasierte Technologie für einen verwaltungsweiten und anwendungsfreundlichen Dokumentenzugriff.

Umsetzung der Beta UX Suite bei kIRU

Beta UX Suite kIRU: Im technischen Betrieb ist Beta UX eine unschätzbare Hilfe, um den mannigfaltigen und hochvolumigen Output aus den verschiedenen Fachanwendungen zu sortieren, zu bündeln und den Kommunen als Mandanten der KIRU paketiert zur Verfügung zu stellen.

Auch die Portooptimierung der kuvertierten Bescheide spielt eine große Rolle. Der Einsatz des Beta Web Enablers spart einen Großteil der bisherigen Druckkosten, indem die Sach-bearbeiter/innen über ihn Online-Zugriff auf Listen und Dokumente aus ihren Fachan-wendungen haben und sich Detailinformation im Browser anzeigen lassen können.

Lösung

Im technischen Betrieb ist Beta UX eine unschätzbare Hilfe, um den mannigfaltigen und hochvolumigen Output aus den verschiedenen Fachanwendungen zu sortieren, zu bündeln und den Kommunen als Mandanten der KIRU paketiert zur Verfügung zu stellen.

Auch die Portooptimierung der kuvertierten Bescheide spielt eine große Rolle. Der Einsatz des Beta Web Enablers spart einen Großteil der bisherigen Druckkosten, indem die Sach-bearbeiter/innen über dieses Web-Interface Online-Zugriff auf Listen und Dokumente aus ihren Fachanwendungen haben und sich Detailinformationen direkt im Browser anzeigen lassen können.

Fakten
Gründungsjahr: 2002
Branche: Kommunale Informationsverarbeitung
Mitarbeiter: 400
Umsatz: 50 Mio €

Herausforderung
Beim Übergang vom Mainframe zu einer Client-Server-Architektur im Bereich kommunaler Fachanwendungen benötigte die KIRU ein Output Management System für Unix/Windows-Systeme, das die Aufgaben der bisherigen z/OS-basierten Lösung nahtlos übernimmt und weiterführt.

Lösung
Beta UX Suite kIRU: Im technischen Betrieb ist Beta UX eine unschätzbare Hilfe, um den mannigfaltigen und hochvolumigen Output aus den verschiedenen Fachanwendungen zu sortieren, zu bündeln und den Kommunen als Mandanten der KIRU paketiert zur Verfügung zu stellen.

Ergebnis

Anstatt Dokumente und Listen so, wie sie gerade aus dem Verfahren generiert werden, einzeln an die Kommune weiterzuleiten, bündelt Beta UX den Output aus den verschiedenen Verfahren. Die Verwaltung erhält damit pro Fachbereich nur ein Paket geliefert.

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